Para registrar las operaciones o transacciones es necesario que se conozca la regla básica de la Contabilidad, introducida por Fray Lucas Paccioli conocida como la Partida Doble que se basa en la premisa "a todo cargo corresponde un abono".
Así pues, cada operación registrada debe tener, por lo menos, un cargo y un abono, por un importe igual; o lo que es lo mismo la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos.
Se trata de una forma de enfocar la observación de la realidad económica en la que siempre puede abstraerse dos elementos dentro de una esfera de un único sujeto (entidad contable) que realiza el hecho económico, el primero un empleo, aplicación o efecto y el segundo un recurso, origen o causa; es decir, existen dos efectos en todo hecho contable.
Por ejemplo: Cuando se recibe un dinero se incrementa un patrimonio de la empresa, pero ¿Cuál es el motivo?, ¿por qué?, la respuesta puede ser porque un cliente nos canceló. Es importante entender que en todo hecho contable quedan afectados como mínimo dos elementos patrimoniales; por lo tanto, no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor.
Afirma que un asiento contable está correcto, implica sostener que está balanceado; esto quiere decir que la operación provoca dos elementos de sentido contrario y de igual magnitud.
